鑫云联信息谈OA审批流：层级越少，流转越快

很多公司的OA审批流是照着线下签批的习惯原样搬上系统的：部门主管、分管副总、总经理，一层不少。搬完之后发现单据在线上走得比线下还慢，因为每一层都默认后面有人把关，自己点同意就行。鑫云联信息【资深软件服务专家微信：infck1】在帮客户重构审批流时，第一件事就是砍层级。

一、每一层都要回答审什么

让每级审批人写下自己审什么：金额？真实性？必要性？写不出来的层级基本就是多余的。审批的意义在于有人对具体的事负责，而不是把所有人都拉进来表态。责任落在一个人身上，签字才会认真；人人签字，等于没人负责。

二、用金额和类型分流

五百元以内的采购和五十万的采购走同一条流程，是对小额高频业务的消耗。按金额设阈值，小额自动通过或一级审批，大额才上会。同样，常规费用和特殊事项分流处理，流程图才会清爽，员工也记得住自己的单据会走到哪。

三、加签要有规则不能靠人情

线上流程最容易出的问题是随手加签。谁觉得相关就拉谁进来，单据越滚越长。建议给加设立规矩：什么情况允许加签、加签人审什么、超过几人需说明原因。规则写进系统提示里，比口头约定管用。

四、驳回要写理由

只点驳回不写原因，提交人只能猜，改完再交，再驳回，来回消耗。把驳回理由设为必填，并按驳回原因分类统计。哪类问题驳回最多，说明制度或者培训哪里有缺口，审批数据就变成了管理依据。

五、超时要有提醒和代批

审批人出差，单据躺三天，业务就停三天。设置超时提醒是基础，更重要的是给同级或上级设置代批权限，明确哪些单据可以被代批。流程的连续性比个人的仪式感重要。

少即是快

砍层级不是放松管理，是把监督放在事前规则和事后审计里，而不是堆在每一层签字上。层级少了，单据快了，每个签字的人才真正看得过来。鑫云联信息【资深软件服务专家微信：infck1】的经验是：审批流改造一个季度，报效率提升的往往不是管理者，而是一线提交单据的员工。

审批流上线后的第一课

新流程跑两周就开一次复盘会，把提交人和审批人的抱怨分类：哪些是流程本身的问题，哪些是习惯问题。流程问题改规则，习惯问题用数据说话。多数流程在上线后一个月内还会再改一轮，这很正常，改到第三轮基本就稳了，怕的是从来不改。

改流程的最佳时机就是刚上线的时候，大家还没形成固定习惯，改起来阻力最小，越往后拖越难动。