erp系统付款申请（erp系统的采购付款流程）

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本文目录一览：

• 1、erp软件中怎么做请款单
• 2、在ERP系统中应付账款的处理流程？
• 3、ERP操作技巧之如何管理好你的预付款
• 4、ERP付款申请单的未付款金额和累计付款金额错误怎么修改
• 5、简述ERP系统总的业务流程
• 6、erp录入付款单的时候显示"启用付款申请不能手工录入付款单"是什么意思?是不是就不用录付款单了

erp软件中怎么做请款单

如果是采购请款，可以在采购订单上直接点击申请付款

即可自动生成请款单

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在ERP系统中应付账款的处理流程？

应付账款流程与应收账款流程是财务管理的开端，也是财务工作的主要流程。若能够这两大流程控制好了，ERP系统的财务模块也就成功了一大半了。我先讲一下财务管理的应付账款流程。

企业的应付账款有很多种类，如原材料的应付账款、电力能源的应付账款、房租的应付款等待，但是，大头是原材料的应付账款，我讲述的重点也是这个。

ERP的应付账款流程跟一般的财务管理的应付账款管理系统两者的区别，这有利于我们更好的了解ERP系统的财务管理功能。我们都知道，一般的财务管理系统，他的起点就是凭证，也就是说，要财务人员手工的输入凭证，到企业的定单比较多，特别是生产企业原材料比较多的情况下，输入凭证就是一个非常大的工程。有些制造企业，财务部门甚至有一个专门的人员，负责这凭证的输入工作。但是，ERP系统不一样。ERP系统的应付账款凭证(指供应商的应付账款)一般都可以根据原材料入库单直接转换过来，可以节省财务部门很多的工作量，而且，因为ERP系统是“不会打瞌睡的”，所以，在转换生成凭证的时候，一般就不会出错。

【例】假设某供应商的付款条件是月结。本月，其共进了三次货，1月5日向企业送了50万的货，1月14日，送了80万，1月20日又送了90万。为了叙述的方便，这里不考虑税费等其他因素的影响。也就是说，这个供应商本月一共送了220万的货，在月底，其开了一张220的发票。如此，应收账款的流程该怎么走?以上就是这种情况的应付账款流程，这实际管理跟ERP操作没多大的区别。具体流程看如上的图示就可以了解的一清二楚，我这里就不再说废话了。我现在要讲的是这个流程里的注意点及操作技巧，有些可都是我的不传之秘哦。

1、价格有错误怎么办?

在供应商送发票之前或者入库单转换成应付凭单作业之前，一般采购都要跟供应商进行对账，看看当月的账目是否有错误。万一不幸的是，若采购价格有错误怎么办呢?因为采购单已经入库结案，即使只入了一部分，系统为了数据的安全，也不会允许采购员通过采购定单边变更单更改价格;若采购员把原材料入库单先撤消审核、再删除、然后再变更采购单的话，改完后再走一遍入库流程，明显是不可能的。那该怎么办呢?

其实，在很多ERP系统(如神州数码的易飞ERP)在原材料入库单上有个小功能，通过此，可以在采购单已经结案的情况下，修改入库单价。如原来采购单上的单价为5元，而其实应该是6元，通过这个功能，可以把入库单的材料单价改为6元，计算库存成本时也是按照这个价格来计算，包括统计生产成本。但是，采购单的价格不会更改，这是为了保留历史记录。但是，在转换应付凭单的时候，就会以正确的价格，即6元的价格。

若数量有问题也可以做类似处理。如供应商总共送来5000套材料，但是，如质量或者其他原因，最后计价的数量只有4900套，此时，就可以在这里直接更改数量即可。这个工具，极大的方便了日常管理。

2、发票信息如何控制?

若想要财务付款，一般需要四张单据，分别为采购单、供应商送货单、企业的入库单与供应商发票，缺一不可。特别是供应商增值税发票，以为这发票对于企业来说，就是钱。所以，财务人员也想省事，跟采购或者供应商说，你们没有发票就不用来向财务请款了，请了也是白请。也就是说，在转应付凭单的时候，就要有一个判断，看入库单有没有发票，及发票的金额是否准确等等。

在入库单上还有一个功能，通过这个功能，采购员可以把这张入库单的发票信息输入进去。在转换应付凭单的时候，财务人员可以选择，是全部转换呢，还是只转换那有有发票信息的入库单据。通过这个控制，那些不及时提供发票的供应商，就不用想急着收到款项。

但是，在实际作业中，有这种情况存在。如供应商不按照当月的货款来开发票，而是每月固定开票。如当月的货款虽然有550万，但是，其每月就开500万发票。此时，就有个发票的匹配问题。关于这个问题的处理情况，我会在应付账款的另外一个流程中，详细介绍。

3、若在应付凭证处，发现采购价格有错误怎么办?

有时候由于人为的疏忽，采购员在对账时，没有发现什么问题。但是，财务人员在审核凭证时，发现了价格有问题。在应付凭单上有个查询工具，可以查询这个材料、这个供应商的历史交易信息，可以看到价格等记录，方便财务人员核对。若财务人员在核对时，发现价格有错误，该如何操作呢?

当然，可以直接在应付凭单上进行修改。但是，我一般在ERP项目实施时，不建议用户这么做。因为财务人员从管理角度讲，是没有价格更改的权限，若直接在应付凭单上改的话，不方便以后财务工作的稽核，跟财务管理的要求也合。财务管理要求，若记账凭证错误是因为原始凭证的错误引起的，则还要开证明。所以，我在财务模块实施中，建议用户若发现原材料的价格有错误，在采购员对账时，没有发现，而导致应付凭单错误的话，我建议他们把应付凭单删除，然后让采购员在入库单上通过更改价格的功能把价格改正过来，然后，再生成应付凭单。

若应付凭单不删除的话，则对应的原材料入库单是已经结束了的，无法进行任何修改。所以，要在修改前，一定要先删除应付凭单。

4、若有预付款如何处理?

如某个供应商比较刁，他要求企业在下单时，必须先预付50%的预付款。若企业当月下单500万，先预付了250万。在月底的时候，实际只要付款250万即可，这在系统里是如何体现的呢?

在根据入库单自动生成应付凭单的过程中，系统会去判断，这张入库单对应的采购单有没有预付款的项目，没有就罢了，若有，则在生成应付凭单的时候，还会触发一个动作。就是关联对应的预付单据。在生成的预付款单据上，会带出原来的预付款记录，并可以根据用户的要求，自动冲销应付账款。当然，用户也可以选择在付款的时候冲销，用户可以根据自己的操作习惯来选择。

关于预付账款流程我在以后的文章中，还会重点讲述，大家若感兴趣的话，可以适当关注一下。

5、应付凭单与入库单的对应关系。

根据个人喜好不同，有些人喜欢一张入库单对应一张应付凭单，这方便核对与入账;而有些人则系统同一个供应商当月不管有多少入库单，都汇总成一张应付凭单，他们可能认为如此处理，后续工作方便。总之是个人有个人的爱好。如此，ERP该如何处理呢?

在入库单转换为应付凭证时，有个选项开关，可以帮助用户实现这个需求。在转换时，用户可以选择是否合并，而且，还可以选择有的供应商合并，有的不合并。这都可以根据用户的实际需要作出处理。但是，一般我们不建立把跨月的单据进行合并。如因为入库单据比较少，而把1月份的入库单跟2月份的入库单合并成一张应付凭单，我们这是不允许的。在实际工作中，企业也是禁止的。但是，有些财务人员为了工作的方便，会如此处理。

ERP操作技巧之如何管理好你的预付款

一、预付款的申请 采购部今天根据物料计划部门的申请，要向这个供应商下100万的采购定单，按照与供应商的协议，企业必须先付50%的预付款，即50万。 1、预付款需求来源。 预付款的来源有很多种，最常见的就是根据采购单的金额来。就如同以上这种情况，采购单金额为100万，则按其一定的比例，付预付款。还有一种在实际管理中，经常出现的叫做保证金。这不跟采购定单直接挂钩。供应商说，每次付预付款太麻烦，你还是一次性付给我20万的保证金吧，我们以后不交易的时候，再来抵货款吧。这种形式的预付款，不是我们这里讨论的范围。我们今天讲的预付款管理流程，是直接跟采购定单挂钩的。 2、预付款申请单。 企业用户希望能够根据采购单直接生成预付款申请单，如此，就不用自己再手动的去开申请单了，并且，预付款金额、供应商帐户等相关信息，他们都会自动显示。如此，可以大大的提高工作效率。 ERP实现方式： ERP可以实现企业的这个需求。在供应商基本信息中，可以定义这个供应商的付款条件，如预付款比例为50%。则在下这个供应商的采购单时，在采购单上会带出其预付款比列为50%。当采购单审核时，其还会自动生成一张预付款申请单。采购员要做的只是核对一下这张付款申请单有否错误，审核无误后，就可以转交给财务了。 ERP操作技巧： 1、预付款比例的修改权限。有时候，可能虽然跟供应商约定的预付款比例为50%，但是，在实际下达采购单时，可能根据采购单的金额或者其他情况，会有所调整。此时，若去调整供应商基本信息中的预付款比例，就显得不是很合适。因为以后的采购单仍然是按照这个比例为进行的。所以，此时，企业要求能够在采购单上直接修改预付款比例，而不影响基本信息表中的预付款比例。遇到这种情况，企业可以设置成采购员允许更改采购单的预付款比例。 2、有时候，可能不是这个供应商的所有产品都要预付款，可能只是其部分产品，如那些价值比较高的、或者是为企业特制的产品，才需要预付款。遇到这种情况，ERP系统也无能为力。我是建议，遇到这些情况时，开两张采购定单，需要预付款的开一张，不需要的预付款的开另一张。 3、预付款申请单一定要跟采购单关联。在采购单审核时，自动生成的预付款申请单上，肯定是有采购单信息的。现在怕的就是采购员手动填写一张预付款申请单，就拿到财务去了。如此处理的话，以后在产生应付帐款的时候，系统会认为没有预付款信息，就不会冲减少预付款了。 二、预付款的付款。 采购员在ERP系统中，审核了预付款申请单以后，就可以向财务转交这张50万的预付款申请单了。 1、财务预付款确认。 财务经理收到采购部门移交过来的预付款申请单后，要进行审核。在ERP系统的预付款申请单上，可以关联到对应的采购单。这个功能对于预付款的确认非常方便，财务经理不用再去寻找采购单了，只需要用鼠标在系统中点点，就可以找到其需要的采购单，可以提高工作效率，缩短确认的时间。 2、预付款单生成， 财务经理预付款申请单审核无误后，就可以叫出纳付款了。出纳在系统中，可以根据预付款申请单自动生成付款单。付款单审核后，系统预付款就完成了。 ERP操作技巧： 1、从以上分析我们可以看出，从采购单到最后的付款单，是一环扣一环的，若中间某个环节出现了错误，我们建议是从原始单据开始更改。如在预付款单上发现采购单价错误了，我们建议是从原始单据即采购单上进行更改。如此，以后查询的话，才能一一对应。若真的要在中途进行更改的话，则最好在单据中注明，以便以后核对。 2、同时，在中间过程中，单据最好不要手动生成。都根据前置单据自动生成为好。如预付款申请单生成付款单的时候，要系统自动根据预付款申请单生成付款单。因为在这个生成的过程中，还有个状态控制。利用自动转换功能后，再查询预付款申请单时，其状态显示的已经是“结束”状态。如此，每次采购员只要查看一下，哪些预付款申请单的状态不是结束的，就是财务还没有付款的。采购员可以根据这份资料进行跟催。 3、再次强调一下，在预付款单上，若都按系统自动生成单据的功能生成相关单据的话，则在预付款单明细中，会有采购单号。这个采购单号不是白白放在那边的，其作用是非常大的。在ERP系统考虑应付账款的时候，就是根据这个单号来判断，是否有预付款。若有预付款，则产生的应付账款中，会自动冲减这个金额，并且还会带出这张预付款单据的信息，以方便用户进行后续的操作。 4、应付账款冲减的技巧。预付账款最后是可以用来冲减这张采购订单的货款的。但是，如何才能够自动冲减呢？ERP操作中还是 要注意一定的技巧，才行。一是，入库时，一定要对应采购单。即在生成入库单时，要根据采购定单自动转换成入库单功能，来生成入库单；二是在产生应付张款时，也要根据入库单转换成应付账款功能，自动生成应付账款，只有如此，采购单信息才会带到应付账款单据上。三是根据应付账款生成付款单时，也要根据自动转换功能，产生付款单，因为在这个转换过程中，系统会自动检视有没有对应的预付款单据，若哟系统在付款单上，会自动扣减相应的金额，并且，会带出对应的预付款单、预付款申请单的 相关信息，方便跟踪查询。 从以上的分析中，我们可以看出，利用ERP系统，进行预付款管理控制的话，则跟其有关的所有单据，最后，都是跟采购单关联起来的，或者说，是以采购单为基础生成的。是以，在整个控制环节中，保证采购单信息的准确就至关重要了。可以这么说，只要采购单相关信息准确的话，在后续单据中，一般都不会发生错误。特别是金额与供应商的账户信息等，都直接从基本资料出带过来，这可以保证这些信息的准确性。 通过以上一道道的关卡，可以最大限度的保护企业预付款的安全性，可以实现不该预付款的绝对不预付款；该付多少预付款就付多少预付款；该付给谁就付给谁；月末付款时，要全额扣除预付款。

ERP付款申请单的未付款金额和累计付款金额错误怎么修改

反结账和反记账。

反结账：进入用友通软件，打开总账系统模块，依次点击总账-期末-结账，在弹出的窗口中，选择要取消结账的最后一个结账月份，按Ctrl+Shift+F6组合键，再输入帐套主管的口令即可。

反记账：依次点击总账-期末-对账，在弹出的窗口中，直接按Ctrl+H组合键，弹出一个提示“恢复记账前状态功能已被激活”，再点击确定按钮。

简述ERP系统总的业务流程

ERP系统业务操作流程

一、目的

通过ERP系统实施，规范日常业务操作流程，提升企业管理水平，保障ERP系统正常运行。

二、基础档案设置和录入

1、项目档案：《销售立项审批表》批准后，市场部在项目档案中添加“销售项目号”,计划部在确定生产令号后，修改项目号中的生产令号与实际的生产令号一致。

2、客户名称档案：销售合同成立，销售部按合同签订单位名称（合同章名称）在往来单位项下的客户档案下添加客户名称。

3、产成品编码：工艺技术在图纸定型后，录入产品结构前给产成品命名、并按《物料编码规则》在存货档案中加入产成品编码档案。

4、材料清单：工艺技术部在图纸定型后，下达《设计通知单》时，将《材料清单》录入产品结构

5、材料编码：增加新的原材料品种和规格时，采购部根据《物料编码规则》加入材料编码档案。

6、半成品编码：产品定型后，工艺技术部对主机产品通用部件命名、并按《物料编码规则》加入半成品编码档案。

7、供应商名称档案：增加新的供应商时，由采购部增加录入供应商档案。

三、采购业务系统操作流程

根据公司的经营生产模式，生产用与办公用物资（食堂生活物资除外）一律需先有计划、申请，经总经理或主管副总批准后方可采购。主要流程如下：

1、采购计划或申请：分工艺技术部主机材料清单、工程技术部发货清单与临时申请（请购单）两类。由需用部门根据采购要求提前书面提出计划或申请，批准后交采购部。

2、采购订单：采购部根据计划或申请寻找确定供应商，签订购货合同，录入“采购订单”，通知财务部审核，并及时将采购任务交给采购员采购。

3、到货：供应商必须提供两联送货单，到货后，仓库保管员验收数量和外观质量后根据“订单”生成“采购到货单”，并打印交质量部作为“物资检验单”（为保证工作的流畅性，当日的业务应当日完成，各仓管员在收货物时，请提醒供应商随货带来送货单，如只有一联的请复印，可给我们以后的工作带来方便）。

4、入库：保管员根据“送货单”和“物资检验单”修改“采购到货单”的实收数量，生成“采购入库单”。“采购入库单”一式二联（第一联入库联、第二联采购报帐联）。仓库将“采购入库单”、“送货单”、“检验单”对应在次日9：00前交财务部稽核。

5、稽核：财务部人员核对“采购入库单”、“送货单”、“检验单”的内容是否相符，项目是否齐全后在“采购入库单”上签字。第二联交采购部报帐，入库联和“送货单”、“检验单”对应由仓库装订。

6、来票：提供增值税专用发票；临时采购应当时取得发票，往来供应商必须及时开出发票，采购部业务员根据“采购入库单”拷贝生成发票或直接录入发票，并将采购入库单第二联与送货单、发票对应交财务部。财务部会计审核采购发票，根据发票情况作现付处理，并勾对采购入库单与发票结算处理。

7、付款：供应部提出付款申请，财务部会计根据到票及合同约定付款条件审核付款。

8、退货：已入库退货，录入红字“采购入库单”退货。

9、月结：财务部根据采购入库单及实际情况在存货核算管理中生成采购入库暂估入账，并进行月结。

四、库存业务系统操作流程

1、材料出库

——填单：由领料员填写一式三联的（必须注明生产令号）手工领料单（第一联存根联、第二联财务联、第三联仓库联），经部门经理审批后（生产领料由生产计划批准），交仓管员录入材料出库单据，作为领取材料的依据。

——出库：仓管员根据销售项目或部门的领料单进行数据录入，输入的内容为：收发类别、部门、仓库、存货编码、数量、生产令号（销售项目号）等项目，并打印一式四联(第一联存根联、第二联财务联、第三联仓库联、第四联领料联)的材料出库单。经领料人确认签字后，拿一式三联的材料出库单到仓管员处领料，仓管员核对后签字发料，并审核库存系统中的材料出库单。

——稽核和核对：材料出库单第一联存根与原始单据由仓管员装订保存，材料出库单第二联财务联与领料单第二联于次日9：00之前交与财务部，第三联仓库联仓管员进行实物核对，确认库系统中的数据并装订保存，第四联领料联留领料部门作领用材料依据。

2、产品入库业务：

产品主机完工，质量部贴好合格证，由生产部指定人员在当天办理入库，填写“产成品入库单”，仓管员根据到现场确认型号和清点数量无误后签字，录入“产品入库单”，输入内容为：收发类别、部门、生产批号、项目编号、存货编号、数量等。

五、销售业务系统操作流程

1、发货清单：由工程技术部在设计通知单出来即时编制“发货清单”录入“销售订单”。并通知生产部审核。

2、发货通知：计划部跟踪销售合同，财务部收到符合发货条件的货款时，以书面形式通知计划部，计划部根据“销售订单”生成销售发货单，与《货款回收担保书》一起到财务部盖放行章。

3、发货：仓库根据销售订单备货，填写实发数量，发货员认可签字后，票据员在系统中进行审核生成销售出库单。

4、补货：由计划部填写发货单到财务部盖放行证章，发货流程同上。

5、发票：财务根据金税软件开具的发票在用友系统中录入发票数据，发票类型与实际发票保持一致，录入的发票保存时注意仓库的正确性，录入的发票保存后进行复核。

6、会计处理：在应收系统中对发票审核，收款时发票与收款单据核销处理，同时在库存管理中对发票生成的销售出库单据审核，在存货核算中对销售出库单据记帐，生成销售成本结转凭证。

六、禁令

不许不按规定录入相应的档案资料和按时完成流程中规定的工作，因此而贻误工作，视情节给予记过、罚款、直至赔偿经济损失的处分。

七、其他

1、相关文件和表格

《计划管理规定》、《材料清单》、《发货清单》、《发货通知单》、《货款回收担保书》、《销售立项审批表》、《补发材料申请表》、《月采购计划》、《请购单》。

2、本流程文件为试行文件，试行过程中如有不适应将进行修改

erp录入付款单的时候显示"启用付款申请不能手工录入付款单"是什么意思?是不是就不用录付款单了

你们的ERP可能是启用了，就要从开始做起，然后在录入付款单的时候直接引用付款申请单进行录入

erp系统付款申请的介绍就聊到这里吧，感谢你花时间阅读本站内容，更多关于erp系统的采购付款流程、erp系统付款申请的信息别忘了在本站进行查找喔。