财务档案著录（会计凭证档案目录）

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本文目录一览：

• 1、档案五有要求建档
• 2、如何会计档案备份
• 3、会计档案如何整理？
• 4、档案整理工作方案
• 5、【小兰老师】单位之间会计档案交接的具体要求

档案五有要求建档

为贯彻实施《中华人民共和国档案法》,确保某社会保险系统档案资料的完整,提高档案的科学化和规范化管理水平,特制定本制度.

一,总局,分局社保局办公室为两级机构的档案管理部门,农牧场社保局应指定专人管理文书档案,会计档案和业务档案.

二,三级社保机构在党务,行政,业务以及财务,人事等工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料均应立卷和归档.业务科室负责业务文件立卷和定期向办公室归档;财务科负责财务档案的立卷和定期向办公室归档;其余所需立卷和归档的文件材料均由办公室直接处理,办公室主任和专职文书,档案员应对本单位业务部门和下属机构的档案管理工作进行指导,监督和检查.

三,档案的立卷和归档要求:

(一)应归档的文件材料齐全,完整;

(二)文件和电报按其内容的联系,合并整理,立卷;

(三)归档的文件材料,保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理,立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用.

四,有关干部人事管理,工资,职称,编制等方面的文件材料的立卷及工作人员的干部档案和工人档案,由政工科管理.

五,有立卷和归档职能的科室(办)应在第二年上半年向办公室移交档案,办公室档案员和科室(办)移交人根据移交目录,清点核对,并履行签字手续.财务档案从立卷之起可以在财务部门保管一年,但应指定由专人保管,超过一年必须按时移交.

如何会计档案备份

所谓会计档案备份 ，肯定通过计算机和脱机载体而实现。会计档案的备份有两个层次：1、计算机帐务处理在年度决算或月结后进行数据导出并转刻录到脱机载体比如光盘，但为了保证恢复能够成功，对于《会计基础工作规范》上描述的“视同会计档案”管理的帐务处理软件安装程序、支撑软件恢复的权限和密码、系列号等背景信息和元数据要同等刻录一保证软件正常安装、数据恢复、密码支持的权限够数据查看。2、纸质的会计凭证、帐簿、报告按照次年归档的要求在“文档一体化”软件（档案软件）中依据以上“实体”进行著录后有具体的编号和保管位置及对应的“计算机目录”，着时的备份实际上是单位档案人员的备份。

所有的备份都是“电子档案”，财务部门可以保管一分，档案部门必须保管一分并按照相关的要求进行保管和抽检。

会计档案如何整理？

会计档案整理步骤如下：

（一）决算报表

1、按“卷”整理。一册（本）为一卷，编制一个档号，档号构成：全宗号-目录号-案卷号。

2、编页号：以有效内容的页面为一页。单面书写的文件材料在其右上角编写页号，双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。

3、填写会计档案盒的封面及盒脊

（1 ） 全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名称，填写时和会计凭636f707962616964757a686964616f31333361323563证盒正面上的“单位名称”要求一致。

（2）案卷题名：由整理会计档案的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别。

（3）起止时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。

（4）卷数、张数：填写本盒内会计档案的总卷数和总张数。

（5 ）保管期限：按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。

（6）全宗号、目录号

（7）案卷号：填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号之间用“一”隔开。

（8）盒号：暂不填。

（9）填写会计档案盒盒脊项目。

4、录入电子文档管理系统（1）点“档案著录”中的“案卷著录标引” → 点“添加”→ 档案类别“会计档案” →二级类目“财务报告类” →保管期限“永久” →年度“2016” →题名2016年决算报表” →文件开始时间→文件截止时间→件数（该卷盒内文件份数）→载体数量（最后一个页号）→点保存。

（二）会计账簿1、有页号的可不再另编页号。

2、其他操作与决算报表一样，只是目录号不同。银行存款帐、现金日记账使用同一目录号，案卷号连续编。

3、如果银行存款帐、现金日记账几年记在一个账簿上的，则用完后归档。（最多两年使用一册账簿）

4、总账、明细账与银行存款帐、现金日记账操作步骤一样，只是目录号不同。

5、录入电子文档管理系统

步骤同“年度决算报表”，只是二级类目选“会计账簿类”.

（三）会计凭证1、排列：按年度的先后排列，同一年度内按月份的先后排列。

2、会计凭证的编号：

每本凭证一个档号,全部编完,年度与年度之间拉通编。会计凭证封面有档号的填在档号处，没有档号的填在会计凭证封面左上角空白处。

3、装盒并填写：

编号完成后，按顺序装入会计档案凭证盒，装满一盒再装下一盒。填写会计档案凭证盒封面及盒脊。根据会计凭证封面的有关项目对应填写，填写方法与会计凭证封面一致。

（1）单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。

（2）会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转账会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。

（3） 时间：填写本盒会计凭证所属年月。

（4） 起止时间：填写本盒会计凭证的起止年月日。

（5） 归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月。

（6） 立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名。

（7） 保管期限：根据财政部和国家档案局1998年颁布的《会计档案保管期限表》确定填写该案卷的保管期限。

（9）全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。

（10） 目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。

（11）案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。

（12） 会计凭证盒盒脊填写方法

盒脊项目与正面有关项目对应填写。

4、录入电子文档管理系统

步骤同“年度决算报表”，只是二级类目选“会计凭证类”，并录入凭证起止号。

档案整理工作方案

一、首先看档案内容是否完整。

二、然后按类别分类，1.干部履历材料，2.自传材料，3鉴定，考核材料4..学历专业技术材料5.审查材料6.党、团材料，7.奖励材料，8.处罚材料，9.申批材料，10其他材料。

三、编页码。

四、打印卷内目录

以前是要求装订的，现在可以不用装订。

【小兰老师】单位之间会计档案交接的具体要求

《会计档案管理办法》第二十四条  单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的 会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等 内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

【解读】本条明确了单位之间会计档案交接的具体要求。

1.纸质会计档案的交接

纸质会计档案的交接，可参照《档案交接文据格式》(GB/T13968)中第三条和第四条相关内容执行。

2.电子会计档案的交接

电子会计档案的交接，应确保所交接电子会计档案的准确、完整可用和安全。

(1)电子会计档案移交的基本要求是：元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据；电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。

(2)为使电子会计档案长期可读，电子会计档案的存储格式应选择有利于长期保存的格式，具体要求可参见档案行业标准《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47)。

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